Hoe verander je van boekhouder zonder gedoe?

Van boekhouder veranderen voelt voor veel ondernemers ongemakkelijk. Toch is het soms de juiste stap. Zeker wanneer je huidige samenwerking niet meer past bij je onderneming, je verwachtingen of je groeifase.

Een overstap hoeft niet chaotisch te zijn. Met de juiste voorbereiding kan die professioneel en correct verlopen.

Het belangrijkste is dat je weet wat er moet gebeuren, wanneer je best overstapt en welke informatie nodig is.

Wanneer is veranderen logisch?

Je hoeft niet van boekhouder te veranderen omdat er één keer iets stroef loopt. Elke samenwerking kent drukke periodes of misverstanden.

Maar een overstap kan wel logisch zijn wanneer je structureel merkt dat:

• je weinig uitleg krijgt
• je cijfers te laat of onduidelijk zijn
• je geen advies durft vragen
• je onderneming gegroeid is, maar de begeleiding niet
• je weinig zicht hebt op kosten
• je vooral achteraf informatie krijgt

Een boekhouder moet rust en duidelijkheid brengen. Niet extra onzekerheid.

Wanneer stap je best over?

De beste timing hangt af van je situatie.

Vaak is het praktisch om over te stappen na een btw-periode, na de jaarafsluiting of bij de start van een nieuw boekjaar. Maar dat is geen absolute regel.

Als de samenwerking echt niet meer werkt, kan een overstap ook op een ander moment.

Belangrijk is vooral dat de overdracht correct gebeurt. Je nieuwe boekhouder moet toegang krijgen tot de nodige documenten, historiek en fiscale gegevens.

Moet je je huidige boekhouder zelf verwittigen?

Ja. De samenwerking moet correct worden stopgezet.

Meestal gebeurt dat via een korte, professionele mail. Daarin vraag je ook om de nodige documenten en toegang correct over te dragen.

Hou het zakelijk. Je hoeft geen lange uitleg te geven als je dat niet wil.

Wel is het belangrijk om rekening te houden met de opdrachtbrief of algemene voorwaarden. Daarin kunnen afspraken staan over opzeg, lopende werkzaamheden of openstaande facturen.

Welke documenten zijn nodig?

Bij een overstap zijn onder meer volgende zaken belangrijk:

• de laatste jaarrekening of balans
• de meest recente btw-aangiftes
• de aangifte vennootschapsbelasting of personenbelasting
• openstaande klanten en leveranciers
• afschrijvingstabellen
• looninformatie, indien van toepassing
• toegang tot boekhoudsoftware of exportbestanden
• historiek van fiscale controles of lopende dossiers

Je nieuwe boekhouder zal meestal zelf aangeven wat nodig is.

Kan je dubbele kosten vermijden?

Soms lopen kosten tijdelijk naast elkaar. Bijvoorbeeld wanneer je vorige boekhouder nog een jaarafsluiting moet afronden en je nieuwe boekhouder al de lopende boekhouding opstart.

Dat is niet altijd te vermijden.

Wat wel helpt, is vooraf duidelijk afspreken wie wat doet. Zo vermijd je dat twee kantoren hetzelfde werk uitvoeren of dat er net taken tussen de plooien vallen.

Een goede overdracht is dus niet alleen administratief belangrijk. Ze beperkt ook misverstanden en dubbele kosten.

Is veranderen ongemakkelijk?

Dat kan zo voelen. Zeker als je al lang met hetzelfde kantoor werkt.

Maar als ondernemer mag je verwachten dat je boekhouder past bij je huidige noden. Een onderneming evolueert. Dan mag de begeleiding ook mee evolueren.

Een professionele boekhouder begrijpt dat klanten soms andere keuzes maken.

Voor wie wel / voor wie niet

Van boekhouder veranderen is zinvol wanneer je huidige samenwerking structureel niet meer aansluit bij wat je nodig hebt.

Als het probleem vooral één concrete frustratie is, kan een open gesprek soms volstaan.

Voor ondernemers die groeien, personeel aanwerven, investeren of meer advies nodig hebben, is het normaal om opnieuw te evalueren of het huidige kantoor nog past.

Auteur: Régis Kapinga, partner bij Polar Advisory
Dit artikel is louter informatief en vormt geen fiscaal of juridisch advies. De exacte impact hangt af van je persoonlijke situatie. Raadpleeg steeds een adviseur.