Vanaf 1 januari 2026 zal e-facturatie verplicht zijn voor alle Belgische bedrijven. We begrijpen dat dit veel vragen oproept bij ondernemers, gelukkig zijn wij er om duidelijkheid te scheppen. Hieronder vind je antwoorden op enkele veelgestelde vragen die je helpen voor te bereiden op deze belangrijke verandering.
E-facturatie, of elektronische facturatie, is het proces waarbij facturen tussen systemen worden uitgewisseld en verwerkt zonder menselijke tussenkomst. Dit betekent dat de facturen in een gestructureerd digitaal formaat worden verzonden via netwerken zoals Peppol.
Digitale facturatie kan simpelweg het versturen en ontvangen van facturen in elektronisch formaat betekenen, zoals PDF’s via e-mail. E-facturatie gaat een stap verder door de facturen in een gestructureerd formaat te verzenden dat direct door financiële systemen kan worden verwerkt, wat de efficiëntie en nauwkeurigheid verhoogt.
Het te gebruiken netwerk om e-facturen te versturen is Peppol. Peppol is een beveiligd Europees netwerk waarin bedrijven en organisaties (waaronder de overheid) geregistreerd zullen staan om facturen te ontvangen of te versturen.
Om hiervan gebruik te kunnen maken, zal je over een Access Point moeten beschikken. Dit Access Point zorgt ervoor dat je geregistreerd bent in het Peppol-netwerk zodat je facturen kan ontvangen en/of versturen.
Klinkt allemaal misschien wat ingewikkeld, geen nood! Als jouw partner in groei, gidst Polar je richting een volledig gedigitaliseerde toekomst.
Met ons portaal Polar Light beschik je onmiddellijk over een Access Point om al je aankoopfacturen in e-formaat te ontvangen.
Niet elke ondernemer verstuurt evenveel facturen. We helpen jou graag in het zoeken van een geschikte facturatietool.
Voor ondernemers die minder dan 3 facturen per maand opstellen is het mogelijk om via een uitbreiding binnen het Polar Light platform een gepaste facturatietool te gebruiken.
Voor ondernemers die 3 of meer facturen per maand opstellen, zullen we een meer uitgebreide tool koppelen aan je Polar Light omgeving.
Beide groepen van ondernemers helpen we graag in het opstellen van hun facturatietool. Hiervoor kan je contact opnemen met je dossierbeheerder.
De verplichting helpt bij het standaardiseren van facturatieprocessen, het verhogen van de transparantie en het verminderen van de kans op fouten en fraude. Het draagt ook bij aan duurzaamheid door het papiergebruik te verminderen.
De overstap naar e-facturatie biedt verschillende voordelen:
Zoals eerder gemeld biedt Polar Light alle mogelijkheden die nodig zijn om jouw onderneming future proof te maken.
Goed nieuws! Zonder dat je het misschien wist, is je onderneming vandaag al voor een deel voorbereid op de e-facturatie. Alle klanten van Polar beschikken namelijk over Polar Light. Er resten slechts nog twee stappen die genomen moeten worden:
We willen graag samen met jou aan kop lopen en zo snel mogelijk jouw onderneming volledig conformeren naar de digitale standaard. Aarzel niet om contact met ons op te nemen zodat we de laatste stappen in de digitale transformatie in orde kunnen brengen.
