Veel bedrijfsleiders werken van thuis. Maar hoe zit het fiscaal? Welke kosten kan je laten dragen door je vennootschap, en onder welke voorwaarden?
Werk je (deels) van thuis uit, dan kan je een deel van je woonkosten laten dragen door je vennootschap.
Het principe is eenvoudig: je vennootschap vergoedt jou voor het beroepsmatig gebruik van je woning. De concrete uitwerking vraagt wel een doordachte aanpak, waarbij je rekening houdt met zowel de fiscale spelregels als de praktische invulling van je situatie.
Een thuiskantoor is aangewezen wanneer je effectief en regelmatig van thuis werkt én beschikt over een duidelijke werkruimte. Werk je voornamelijk op locatie of zonder afgebakende zone, dan is de kostenaftrek moeilijk verdedigbaar.
De fiscus vertrekt daarbij niet van vaste percentages, maar van de concrete invulling in de praktijk. Een aftrek is mogelijk wanneer:
De basis van de berekening is de verhouding tussen de oppervlakte die je professioneel gebruikt tot de totale woonoppervlakte.
Je bekijkt ruimte per ruimte welk deel professioneel wordt gebruikt. Dat hoeft niet altijd een aparte kamer te zijn. Ook gedeelde ruimtes kunnen gedeeltelijk beroepsmatig zijn.
Concreet voorbeeld
Je telt deze professionele delen samen en zet ze af tegenover de totale oppervlakte van de woning. Zo kom je tot een globaal beroepsmatig percentage.
In de praktijk ligt dat percentage meestal tussen 15% en 25%. Dat is geen vaste regel, maar een realistische vork die vaak verdedigbaar is.
Bij een thuiskantoor in je vennootschap werk je in de praktijk met drie soorten kosten die naast elkaar bestaan:
Een vaak gekozen structuur is het aanrekenen van een huur aan je vennootschap voor het gebruik van je woning. Dat creëert een aftrekbare kost in de vennootschap, maar tegelijkertijd ook een belastbaar inkomen in de personenbelasting. Deze aanpak veronderstelt wel dat je als bedrijfsleider eigenaar bent van de woning.
Op dit inkomen is een forfaitaire kostenaftrek van 40% van toepassing en worden geen sociale bijdragen aangerekend. Net die combinatie maakt deze piste vaak voordeliger dan een klassieke vergoeding als beroepsinkomen.
De optimalisatie zit echter niet in het maximaliseren van de huur. Integendeel: zodra de huur een bepaalde grens overschrijdt, wordt het te veel aan huur beschouwd als beroepsinkomen. Op het beroepsinkomen zijn dan sociale bijdragen verschuldigd en val je terug op een forfaitaire kosten aftrek van 3%. De maximale huur is afhankelijk van:
De juiste aanpak ligt dus in het vinden van een evenwichtige en verdedigbare huurvergoeding.
Naast de huurvergoeding kan je ook vaste kosten doorrekenen aan je vennootschap. Dit zijn kosten die je doorgaans privé betaalt, maar die gedeeltelijk betrekking hebben op je beroepsactiviteit.
In de praktijk gebeurt dit meestal pro rata, op basis van het beroepsmatig gebruik van je woning.
Voorbeeld
Stel dat je thuiskantoor 20% van je woning inneemt. In dat geval kan je ook 20% van de relevante kosten als beroepskost opnemen in je vennootschap.
Dat percentage vormt vaak een logisch vertrekpunt, maar is geen absolute regel. Afhankelijk van de aard van de kosten en het effectieve gebruik kan hiervan gemotiveerd worden afgeweken.
Fiscaal gezien zijn dit aftrekbare kosten in de vennootschap en een terugbetaling van kosten aan privé. Je wordt hier privé dus niet op belast.
In de praktijk worden nutsvoorzieningen, verzekeringen, onroerende voorheffing, … vaak gefactureerd op privénaam. Dat is perfect verdedigbaar en meestal ook de meest praktische aanpak, waarna je de beroepsmatige delen doorrekent aan je vennootschap (vrij van btw).
Voor doorrekening van de kosten kan je twee werkwijzen hanteren:
Het derde type thuiskantoor gerelateerde kosten zijn kosten die rechtstreeks in de vennootschap opgenomen kunnen worden.
Het gaat om kosten die niet noodzakelijk gelinkt zijn aan de oppervlakte van je woning, maar wel aan je activiteit.
Denk aan:
Ook inrichtingselementen zoals gordijnen, verlichting of vloerbekleding kunnen aftrekbaar zijn als ze duidelijk verbonden zijn met je werkruimte.
Daarnaast komen ook kleinere werken in aanmerking, zoals:
Betreffen bovenstaande kosten grotere bedragen of investeringen met een langere gebruiksduur, dan worden ze afgeschreven over meerdere jaren.
Belangrijk om te onderscheiden is dat grotere verbouwingswerken aan de woning meestal niet via de vennootschap lopen. Deze vallen, in lijn met de wettelijke regels rond huur, doorgaans ten laste van de verhuurder en worden dus via het huurcontract toegewezen aan de zaakvoerder als eigenaar van de woning.
Dit artikel is louter informatief en vormt geen fiscaal of juridisch advies. De exacte impact hangt af van je persoonlijke situatie. Raadpleeg steeds een adviseur.
Auteur: Justine D’Hollander, partner bij Polar Advisory
Een thuiskantoor in je vennootschap is perfect mogelijk en vaak interessant. Daarbij weerspiegelt dit doorgaans ook de realiteit. Namelijk, als bedrijfsleider werk je vaak van thuis. De uitwerking vraagt wel een doordachte aanpak. Een goede structuur vertrekt vanuit de realiteit en wordt vertaald naar een verdedigbare fiscale oplossing. Overdrijven in huur of kosten levert zelden een voordeel op en verhoogt vooral het risico bij controle.
Daarnaast is documentatie cruciaal. Zorg ervoor dat je berekeningen, de onderbouwing van het beroepsmatig percentage en de gemaakte afspraken duidelijk vastliggen.
Weet ook dat een huurconstructie slechts één mogelijke piste is. Afhankelijk van je situatie kunnen ook andere structuren rond onroerend goed (zoals opstal of vruchtgebruik) relevant zijn. De juiste keuze is altijd maatwerk.
Polar ondersteunt je in dit volledige traject:
Zo ben je zeker van een aanpak die niet alleen fiscaal interessant is, maar ook standhoudt in de praktijk.
Neem contact op met ons team. We denken graag mee vanuit jouw concrete situatie.
